“質(zhì)量就是生命，質(zhì)量就是勝算。”在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的當(dāng)下，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)、做好質(zhì)量管理是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的有效舉措。
作為質(zhì)量管理的重要組成部分，質(zhì)量體系文件管理顯得尤為關(guān)鍵。藍(lán)凌ISO文控管理平臺(tái)，通過(guò)對(duì)質(zhì)量體系文件全生命周期在線管理，全面提升質(zhì)量體系管理工作效率及合規(guī)性。
一、質(zhì)量體系文件管理面臨5大痛點(diǎn)
ISO9001-2008/2015《質(zhì)量管理體系要求》對(duì)質(zhì)量管理體系文件的構(gòu)成和管理要求進(jìn)行了規(guī)定?！秶?guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)質(zhì)量認(rèn)證體系建設(shè)促進(jìn)全面質(zhì)量管理的意見(jiàn)》也強(qiáng)調(diào)推動(dòng)質(zhì)量管理通用要求與行業(yè)特殊要求相結(jié)合，通過(guò)質(zhì)量管理工具來(lái)推進(jìn)企業(yè)的質(zhì)量管理工作。
各項(xiàng)政策推進(jìn)之下，多數(shù)企業(yè)雖然實(shí)施了標(biāo)準(zhǔn)管理，卻沒(méi)有一套管理系統(tǒng)幫助標(biāo)準(zhǔn)落地，過(guò)程中面臨諸多困擾：
① ISO體系規(guī)范與執(zhí)行難；
② 文件風(fēng)險(xiǎn)控制與追溯不便；
③ 文件管理成本高、效率低；
④ 文件版本多，管理混亂；
⑤ 培訓(xùn)學(xué)習(xí)無(wú)體系，效果難跟蹤……
藍(lán)凌ISO文控管理平臺(tái)，基于“管理更高效、管控更安全、培訓(xùn)有成效”的設(shè)計(jì)理念，通過(guò)對(duì)ISO文件創(chuàng)建→審批→發(fā)布→更新→調(diào)閱→回收→廢止→培訓(xùn)的全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)ISO體系文件的信息化、流程化、安全管控，提升ISO質(zhì)量體系管理工作效率及合規(guī)性。
二、8大核心應(yīng)用場(chǎng)景，賦能ISO文件管理高效、合規(guī)
1. 多渠道來(lái)源導(dǎo)入，文件創(chuàng)建更高效
文控中心按照分級(jí)管理原則配置相應(yīng)的菜單導(dǎo)航欄，文控管理員可選擇相應(yīng)分類快速新建文件；文件創(chuàng)建支持多渠道來(lái)源，包括單文件導(dǎo)入、多文件批量導(dǎo)入、模板導(dǎo)入、通過(guò)第三方系統(tǒng)寫(xiě)入、外部網(wǎng)盤(pán)鏈接分享等。
2. 審批流自由設(shè)置，文件審批有記錄
藍(lán)凌強(qiáng)大的流程設(shè)計(jì)配置引擎，可支撐文件發(fā)布、更新、借閱、回收、廢止等各環(huán)節(jié)流程自定義配置，支持同現(xiàn)有OA審批流集成，保證過(guò)程留痕。
3. 版本修訂在線化，文件更新有留痕
文件發(fā)布后可對(duì)文件進(jìn)行編輯、完善，或創(chuàng)建“新版本”，文件修訂或版本升級(jí)均有記錄留痕。尤其文件審閱時(shí)可以選擇任意兩個(gè)版本的WORD附件，進(jìn)行“版本比對(duì)”，方便快速了解文件增刪改及差異情況 。
4. 權(quán)限控制精細(xì)化，文件借閱更安全
文件發(fā)布后，用戶在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行文件的閱讀、使用和借閱，文件借閱、審批到歸還全流程在線管理。為控制文件使用范圍，可以僅設(shè)置文件閱讀權(quán)限，附件的下載、拷貝、打印權(quán)限需有正當(dāng)理由，在特定情況下，經(jīng)申請(qǐng)、獲批才可使用。
5. 及時(shí)回收舊文件，文件使用更準(zhǔn)確
文件適用情形發(fā)生變更導(dǎo)致內(nèi)容不適用、文件內(nèi)容錯(cuò)誤或其他規(guī)定情形時(shí)，回收/廢止權(quán)限授權(quán)人可提起文件回收或廢止申請(qǐng)；審批通過(guò)后，原可閱讀者將無(wú)法查閱該文件，僅文控中心管理員可見(jiàn)。
6. 失效日期有預(yù)警，文件臨期速知曉
系統(tǒng)支持針對(duì)臨期文件設(shè)定提醒，當(dāng)?shù)竭_(dá)失效提醒時(shí)間時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)以待閱通知、郵件、短信等形式發(fā)送指定對(duì)象，便于相關(guān)人員及時(shí)知悉。
7. 高效下達(dá)學(xué)習(xí)任務(wù) ，培訓(xùn)效果有保障
重要文件發(fā)布后，督促員工快速學(xué)習(xí)、追蹤學(xué)習(xí)效果極其重要。藍(lán)凌ISO文控管理平臺(tái)支持培訓(xùn)課件發(fā)布—員工在線學(xué)習(xí)—員工在線考試—頒發(fā)證書(shū)等培訓(xùn)全周期管理，助力培訓(xùn)計(jì)劃落地，保障培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成。
8. 文件統(tǒng)計(jì)圖表化，運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)更清晰
系統(tǒng)以圖表呈現(xiàn)每月運(yùn)營(yíng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，方便用戶了解組織每月新增、更新了哪些文件，以及文件閱讀、點(diǎn)評(píng)、推薦、糾錯(cuò)的詳情；設(shè)置最新文件、最熱文件、近期更新、失效、回收、廢止文件的公告區(qū)域，讓用戶了解文件最新變化情況。
三、案例展示
藍(lán)凌ISO文控管理平臺(tái)已在雙槍科技、博力威、比亞迪豐田等一批知名企業(yè)中成功應(yīng)用。
雙槍科技：“筷子第一股”雙槍科技是一家領(lǐng)先的日用餐廚具供應(yīng)商，攜手藍(lán)凌共同打造全新ISO文控管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)ISO體系文件的信息化、流程化、安全管控，提升ISO質(zhì)量體系管理工作效率及合規(guī)性。
博力威：“中國(guó)電池百?gòu)?qiáng)”博力威攜手藍(lán)凌構(gòu)建ISO文控管理平臺(tái)，覆蓋文件從創(chuàng)建、審批、發(fā)布、更新、借閱、回收、廢止的全生命周期流程，有效提升ISO文件管理質(zhì)量與效率。
比亞迪豐田：攜手藍(lán)凌構(gòu)建ISO文控管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)ISO文件全生命周期在線管理，有效保證文件安全管控，落實(shí)文件內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制，進(jìn)一步提升了ISO質(zhì)量文件體系管理水平。
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